La oficina corporativa ha evolucionado con el paso del tiempo, los cambios culturales como tecnológicos nos han hecho adaptar los espacios a las más recientes formas de trabajo. Empezando por el cambio del espacio privado por áreas abiertas, y siguiendo con el aumento en los espacios de colaboración y convivencia.
Estudios han demostrado, que las nuevas generaciones priorizan el espacio de trabajo vs. el sueldo obtenido al escoger entre sus ofertas de trabajo. Es por eso que, si te encuentras en el proceso de cambio de oficinas, lo hagas de la manera correcto.
Te presento 5 aspectos a considerar antes de tomar cualquier decisión.
- 1. Identificación de Necesidades
Las empresas cambian de oficinas por diversos factores, algunas se encuentran en expansión, otras estarán en reducción de personal, algunas buscan consolidar operaciones, y otras podrán estar en un proceso de cambio de cultura organizacional y el espacio es el mayor detonante. Dentro de las necesidades que debes detectar son:
- Número de empleados actuales de planta
- Número de empleados flotantes (empleados que entran y salen regularmente)
- Proyección de crecimiento
- Qué problemas tienes con tus oficinas actuales
- Tipo de espacio que funciona con mi organización (y esto me da pié al siguiente punto)
- 2. Conoce tus Alternativas
Cada empresa tiene culturas de trabajo distintas y existen distintos tipos de oficinas, hay que identificar cual se adapta mejor a tus necesidades.
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- Edificio corporativo – Es el estilo que predomina en ciudades grandes, edificios que usualmente albergan varias compañías, son muy eficientes en su distribución de espacio, están preparados con infraestructura para la mayoría de los requerimientos.
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- Edificio Stand Alone – Usualmente son mas pequeños, los propietarios suelen ser personas físicas y el equipamiento del espacio suele no ser el más eficiente. Este tipo de edificio funciona para las empresas que prefieren estar aisladas
- Flex Office – Naves industriales a las que se le adaptan oficinas y sistema de A/C conforme se va necesitando, favorece las operaciones de empresas que manejan algún tipo de producto en almacenaje y showroom, les sirve concentrar las operaciones de la empresa en un mismo lugar.
- Business Center/Co-works – Son lugares que te resuelven todos los temas administrativos de una oficina en una sola factura, usualmente se cobra por persona y no por m2. Estos espacios están diseñados para que múltiples empresas compartan las mismas áreas comunes.
- 3. Asigna un Presupuesto al Proyecto
Existen varios costos a considerar cuando te estas cambiando de oficina. Si hablamos de un espacio en obra gris, hay que considerar los costos iniciales del contrato, que típicamente son 2 meses de depósito y 2 meses de renta por adelantado, así como la cuota de mantenimiento del espacio, a eso tenemos que agregarle los costos de adecuación del espacio, mobiliario, TI, y mudanzas. Si están por ocupar un espacio acondicionado de 2da generación, hay que considerar una partida para las pequeñas adaptaciones que se tengan que hacer que harán que el espacio funcione con tu cultura y se vea como de tu empresa, es muy difícil encontrar un espacio que se adapte 100% a tus necesidades.
- 4. Entiende los Tiempos del Proyecto
El proyecto de cambio de oficinas puede tomar entre 6 y 12 meses, depende de la magnitud del proyecto y la agilidad de la empresa para tomar decisiones. Es sumamente importante considerar que cada uno de los involucrados en el proceso tiene sus propios tiempos de trabajo: abogados, financieros, arquitectos, constructores, proveedores de mobiliario. Por poner ejemplos genéricos, el proceso de cierre de contrato te tomará 1 mes, el diseño del espacio y proyecto ejecutivo 1-2 meses y la construcción del mismo de 3 a 4 meses. Hacer un proyecto acelerado puede traer problemas en el largo plazo.
- 5. Asesórate con un Experto
Como verás, estos son tan solo algunos de los puntos que debes empezar a considerar a la hora de escoger tu próxima oficina, existen empresas y profesionales que ayudan a personas como tú, en todo el proceso de inicio a fin. La asesoría usualmente no tiene un costo para el cliente por que los honorarios son pagados por los propietarios de los espacios de oficina. Dicha asesoría te ayuda a:
- Detectar necesidades ocultas.
- Ver el abanico de oportunidades existentes
- Hacer una planeación incluyendo todos los variables
- Prever costos ocultos en las ofertas
- Conseguir las mejores condiciones de renta
Si tienes un proyecto inmobiliario que no sabes cómo abordar, acércate a nosotros, te podemos ayudar.
Luis Carlos Nevárez
Director Oficinas
luis.nevarez@ngkf.com
